Bürokratieentlastung ist das neue Stichwort. In diesem Geiste hat die BaFin am 25.11.2025 die Neufassung der InhKontrollV und der (für KWG-Institute maßgeblichen) AnzV veröffentlicht.
Elektronische Einreichung
Zunächst einmal wird die elektronische Einreichung formalisiert, wenn BaFin oder Bundesbank dies verlangen. Das Versenden von dicken Aktenbergen nach Bonn und zur zuständigen Hauptverwaltung der Bundesbank sollte damit zukünftig der Historie angehören.
Beglaubigung von Handelsregisterauszügen und Satzungen
Die lästige Pflicht zur Beglaubigung von Gründungsurkunden, Handelsregisterauszügen und Satzungen für Gesellschaften und juristische Personen entfällt, wenn diese ihren Sitz in Deutschland haben – und wenn diese Dokumente tatsächlich im elektronischen Handelsregister abrufbar sind (was nicht immer der Fall ist).
Führungszeugnisse, Gewerbezentralregisterauskunft, Lebensläufe
Im Fall von ausländischen Wohnsitzen in den letzten 10 Jahren sind für jeden dieser Wohnsitzstaaten Führungszeugnisse eingereicht werden. Hier besteht häufig die Schwierigkeit, dass die Dokumente im Ausland anders bezeichnet werden (z.B. Police Record). Hier soll es zukünftig ausreichen, dass die Dokumente mindestens gleichwertig sind.
Die bisher durchaus problematische Vorschrift, wonach natürliche Personen ohne zeitliche Begrenzung in der Vergangenheit Gewerbezentralregisterauszüge einzureichen hatten, wenn sie früher einmal in Deutschland gewohnt oder gearbeitet hatte, ist zukünftig auf 10 Jahre Rückschau begrenzt.
Die frühere Pflicht jeder natürlichen Person, einschließlich Organmitglieder von Anzeigepflichtigen, ihren Lebenslauf eigenhändig unterschreiben zu müssen, entfällt zukünftig. Das ist für die praktische Arbeit der Vorbereitung eines IHK-Verfahrens eine durchaus nicht unbeachtliche Erleichterung.
Keine Neueinreichung von bereits vorliegenden Unterlagen
Die wichtigste Neuerung: Streichung der 2-Jahres-Frist für Dokumentenhaltbarkeit. Hiervon konnte die Aufsicht auch in der Vergangenheit bereits in ihrem Ermessen abweichen.
Jetzt gilt eine verlängerte „Haltbarkeit“: Bereits eingereichte Unterlagen und Erklärungen sind nicht erneut einreichen, (1) wenn sie bereits eingereicht wurden, (2) soweit die Angaben noch zutreffen, (3) es sei denn sie liegen der Behörde nicht mehr vor.
Das gilt nicht für Erklärungen und Unterlagen zur Zuverlässigkeit. Diese müssen neu eingereicht werden, wenn sie seit der Ausstellung älter als zwölf Monate sind oder wenn vor Ablauf dieser zwölf Monate Änderungen eingetreten sind.
Erleichterungen für konzernangehörige Anzeigepflichtige
Die Befreiung für indirekte Erwerberinnen und Erwerber von Instituten oder Versicherern, die nicht an der Konzernspitze stehen, ist erweitert worden. Sie müssen zukünftig auch Unterlagen nach §§ 8 bis 15 InhKontrollV nicht einreichen, wenn die Konzernspitze verpflichtet war, diese einzureichen.
Ähnliche Erleichterungen gelten auch für Anzeigen von Änderungen beim Inhaber einer indirekten bedeutenden Beteiligung; hier sind Unterlagen nur noch auf Anforderung einzureichen oder die Behörde kann darauf verzichten. Dies betrifft vor allem die Bestellung neuer Geschäftsleiter bei diesen Inhabern einer indirekten bedeutenden Beteiligung.
Änderung der AnzV, nicht aber der ZAGAnzV
In der für Institute des KWG geltenden Anzeigenverordnung (AnzV) wurden die Erleichterungen für Führungszeugnisse (ausländische Dokumente müssen nur „gleichwertig“ sein), Gewerbezentralregisterauszüge (nur 10 Jahre zurück) und Lebensläufe (keine eigenhändige Unterschrift) nachgezogen.
Leider hat es die BaFin versäumt, § 10 Abs. 2 und Abs. 4 ZAG-AnzV entsprechend zu ändern. Das wird aber spätestens im Rahmen des PSD3-Umsetzunngsgesetzes erfolgen können.
