Dos und Don'ts sowie FAQ für einen Erlaubnisantrag (ZAG/PSD2)

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Unternehmen stellen uns sehr häufig die Frage, was bei einem ZAG-Erlaubnisverfahren auf sie zukommt und welche Punkte bei Projektbeginn zu beachten sind. Wir wollen an dieser Stelle einmal die häufigsten Fragen im Überblick beantworten und am Ende noch einige Dos und Don’ts mitgeben.

FAQ

Die wohl häufigsten Fragen sind:

  1. Wie lange dauert es bis zur Erlaubnis?
  2. Was muss ich für den Antrag erfüllen und vorlegen ?
  3. Welche Pflichten kommen nach Erlaubniserteilung auf mich zu?
  4. Wieviel kostet das Erlaubnisverfahren?
  5. Was passiert, wenn mein Antrag nicht OK ist?

Die Fragen beantworten wir natürlich sehr gerne, soweit das pauschal überhaupt möglich ist. Denn kein Unternehmen und kein Geschäftsmodell ist wie das andere. Entscheidend ist beispielsweise, ob das Unternehmen klein und unabhängig oder groß und in einen Konzern mit komplexem Überbau eingeordnet ist. Auch das sonstige Geschäft des Unternehmens kann sich auswirken. Zudem ist der eigentliche use case zumeist sehr individuell.

Aber versuchen wir es:

  1. Dauer

    Für die interne Vorbereitung bis zur Antragseinreichung sollte genügend Zeit eingeplant werden; je nach Lage sind zwei bis vier Monate realistisch. Danach prüft die BaFin den Antrag. Die Prüfdauer von der BaFin hängt dann insbesondere von ihrer jeweils aktuellen Arbeitsbelastung, aber auch von dem Umfang des Antrags, der Komplexität der Vorgänge, der Vollständigkeit sowie der Qualität der Unterlagen ab. Zumeist hat die BaFin Rückfragen und regt gewisse Änderungen an. Danach ist das Unternehmen wieder an der Reihe. Eine Projektplanung von sechs bis zwölf Monaten ist angemessen. Die Gründe für eine Beschleunigung oder ggf. Verzögerung sind zahlreich.

  2. Antragsvoraussetzungen

    Alle Antragsvoraussetzungen an dieser Stelle zusammenzufassen würde nicht viel Sinn ergeben. Insbesondere müsste man viele Punkte näher erläutern. Die bloße Nennung von z.B. Darstellung der Sicherheitsstrategie ist womöglich nicht aussägekräftig und provoziert – zu Recht – weitere Rückfragen.

    Dennoch – Im Überblick muss der Antragsteller meist vor allem (nicht abschließend): (1) sein Geschäftsmodell detailliert beschreiben, (2) Zahlungsströme skizzieren, (3) Anfangs- und Eigenkapitalvoraussetzungen erfüllen (spezifische Berechnungen sind vorgegeben), (4) Kundengelder über Treuhandkonten absichern (Vertrag mit Bank erforderlich), (5) über zwei geeignete Geschäftsleiter verfügen (wichtig: spezifisches Know-How und Leitungserfahrung), (5) ein System zur Geldwäsche-Compliance aufsetzen, (6) die gesamte IT-Architektur beschreiben (Server, Sicherheitsmaßnahmen, Berechtigungskonzepte, Wiederherstellungszenarien etc.), (7) einen Abschlussprüfer benennen und (8) ein Anzeige- und Meldewesen einrichten sowie (9) diverse Risikoanalysen erstellen (welche Risiken gibt es für das Unternehmen, wie kann man sie bewerten und reduzieren). Zuletzt sei noch als Schlagwort das – bisweilen – aufwändige Inhaberkontrollverfahren genannt, bei dem der Antragsteller u.U. umfangreiche Informationen von seinen Gesellschaften beschaffen muss.

  3. Laufende Pflichten

    Im Grundsatz gilt, dass die Antragsvoraussetzungen aufrechterhalten werden müssen. Dafür ist eine regelmäßige Überwachung der eigenen Compliance erforderlich. Das heißt, das Unternehmen muss prüfen, ob die Maßnahmen und Prozesse tatsächlich gelebt werden und nicht gegen Gesetze und andere Vorgaben verstoßen. Die nochmalige Überprüfung geschieht zumeist durch eine Interne Revision, die häufig auf professionelle Dienstleister ausgelagert wird.
    Daneben muss ein Anzeige- und Meldewesen sichergestellt werden. Dies bezieht sich z.B. auf den Erhalt des Eigenkapitals, wesentliche Veränderungen des Geschäftsmodells oder des Unternehmens oder auf den Eintritt von Sicherheitsvorfällen.

  4. Kosten

    Die BaFin erhebt für den Antrag gesetzliche Gebühren. Je nach Verfahren liegen diese zwischen etwa EUR 6.000 und 12.000.
    Zudem fallen Kosten für die Umsetzung der notwendigen Antragsvoraussetzungen an. Beispielsweise für die Umsetzung von IT-Aufgaben, Schulungen für den Geldwäschebeauftragten, Kosten der Bank für die Führung von Treuhandkonten, Kosten für den Abschlussprüfer sowie die Interne Revision, etc. Kosten können also Intern sowie Extern anfallen.

    Die Kosten der anwaltlichen Beratung richten sich natürlich danach, wie aufwändig die erbetene Hilfe ist. Hier gibt es sehr unterschiedliche Modelle, die im Einzelfall preislich stark voneinander abweichen können.

  5. Mangelhafter Antrag

    Wir unterstellen, dass der Antrag eine gewisse „Ernsthaftigkeit“ hatte und damit kein Anlass für eine unmittelbare Ablehnung besteht. Typischerweise hat die BaFin auch bei qualitativ guten Anträgen eine Reihe von Rückfragen und/oder Anregungen. Diese gilt es dann möglichst in einer „zweiten Runde“ zu erfüllen.


Dos and Don’ts

Hier noch einige „simple“ Dos and Don’ts für das Erlaubnisverfahren – teilweise leichter gesagt als getan:




DO ❘ ✔ DON’T ❘ ✘

• Vollständiger Antrag (einzelne Themen können/müssen ggf. nachgereicht werden).

• Ankündigung des Antrags bei der BaFin und zugleich Vorabstimmung bzgl. des Geschäftsmodells und der „kritischen“ Punkte (typisch: Geschäftsleiter, Auslagerungen, Erleichterungen und Verzicht auf Unterlagen).

• Interne Vorbereitung: Themengebiete identifizieren (operatives Geschäft, Rechnungslegung, IT-Systeme, IT-Anwendungen etc.), notwendige Kolleginnen und Kollegen einbeziehen (Inhouse/extern) sowie Ressourcen bereithalten (insb. Zeitaufwand).

• Zeitplan erstellen und frühzeitig Schritte einplanen. Ggf. sind Dritte einzubeziehen (z.B. bei Auslagerungsverträgen, Notarterminen und Behördengängen – letztere insb. für Geschäftsführer persönlich).

• Idealerweise wirken die Geschäftsführer phasenweise intensiver mit (z.B. wegen persönlicher Angaben, strategischer Entscheidungen für strukturerlle Anpassungen, Mitteilungen/Berechnungen von Budget und Eigenkapital).

• Rechtzeitige Instruktion der Gesellschafter sowie Planung des Inhaberkontrollverfahrens (entfällt bei Registrierung als reiner KID).


• Unvollständiger Antrag oder vermeidbare Nachreichung von Unterlagen.

• Unübersichtlicher oder unstrukturierter Antrag.

• Antrag wirft Fragen auf oder lässt Punkte offen, die zu den Zulassungsvoraussetzungen gehören.

• Insb. für Tech-Firmen wichtiges DON´T: Antrag ist so formuliert, dass ihn nur tief mit dem Thema befasste Experten erfassen können. Wo nötig, sollten Spezialbegriffe idealerweise erläutert werden.

• Antrag enthält viele Verweise oder Bezüge auf nicht eingereichte Dokumente – stattdessen sollten Ausführung an entsprechender Stelle im Antrag erfolgen; für intensivere Details ggf. Hinweis auf ein Handbuch.

• Erlaubnisantrag nur „nebenher“ erledigen. Auch bei größtmöglicher Unterstützung durch einen externer Dienstleister (z.B. Rechtsanwälte) bedarf es der intensiven Mitwirkung/Abstimmung mit dem Unternehmen (inkl. Geschäftsführer) selbst.

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